Săn đón nhân sự điều hành quốc tế thành công nhưng lại vướng mắc ở khâu thủ tục work permit? Rủi ro bị từ chối hồ sơ không chỉ làm lãng phí chi phí mà còn gián đoạn các dự án chiến lược. Nhằm giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để bài toán này, quy trình tuyển expat cấp cao và thủ tục giấy phép trọn gói sẽ được chi tiết hóa ngay sau đây.
Expat cấp cao là ai? Phân biệt với lao động nước ngoài phổ thông
Expat cấp cao (executive expat) là các chuyên gia, nhà quản lý hoặc giám đốc điều hành người nước ngoài sở hữu năng lực vượt trội, tư duy chiến lược và kinh nghiệm quản trị quốc tế.
Khác với lực lượng lao động nước ngoài phổ thông thường chỉ đảm nhận các vị trí kỹ thuật hoặc thao tác trực tiếp, quá trình tuyển expat cấp cao hướng đến mục tiêu thu hút nhân sự nắm giữ các vị trí nòng cốt, dẫn dắt bộ máy vận hành và đưa ra các quyết định chiến lược cho doanh nghiệp tại Việt Nam.
4 nhóm vị trí được phép tuyển expat theo luật
Căn cứ theo khung pháp lý hiện hành, doanh nghiệp chỉ được phép đăng ký nhu cầu tuyển dụng và làm thủ tục cấp giấy phép lao động người nước ngoài đối với 4 nhóm vị trí cụ thể sau:
- Nhà quản lý: Là người quản lý công ty theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Giám đốc điều hành: Là người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp hoặc trực tiếp điều hành ít nhất một lĩnh vực của doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của người đứng đầu.
- Chuyên gia: Là nhân sự thuộc một trong hai trường hợp, tốt nghiệp đại học trở lên (hoặc tương đương) và có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam; hoặc có tối thiểu 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ hành nghề phù hợp.
- Lao động kỹ thuật: Là người được đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 1 năm và có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên ngành được đào tạo.
Nhóm chức danh nhà quản lý, giám đốc điều hành và chuyên gia chính là đối tượng trọng tâm trong các chiến dịch tuyển dụng và giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài (expat) quy mô lớn.
Vì sao doanh nghiệp cần expat cấp cao?
Sự hiện diện của các lãnh đạo quốc tế không chỉ đơn thuần là bài toán bổ sung nhân sự mà còn mang tính sống còn đối với sự phát triển lâu dài của tổ chức:
- Bù đắp khoảng trống nhân lực chất lượng cao: Thị trường nội địa dù phát triển nhanh nhưng vẫn thiếu hụt các vị trí lãnh đạo có kinh nghiệm thực chiến toàn cầu.
- Bứt phá trong các ngành tiên phong (bán dẫn, AI, chuyển đổi số): Việt Nam đang trở thành điểm đến của các ngành công nghệ cao. Do đó, việc thu hút các nhân sự cấp cao giúp doanh nghiệp tiếp cận ngay lập tức với tri thức tiên tiến, tối ưu hóa R&D và xây dựng hạ tầng kỹ thuật chuẩn quốc tế.
- Đảm bảo tính tuân thủ và pháp lý: Song song với chiến lược thu hút nhân tài, việc hoàn tất thủ tục work permit expat chuẩn chỉnh ngay từ đầu giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà, tránh các rủi ro thanh tra lao động hay gián đoạn lộ trình Onboarding của cấp quản lý.
Căn cứ pháp lý tuyển dụng & cấp phép expat cấp cao mới 2026
Việc tuyển nhân sự cấp cao và thực hiện thủ tục giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam năm 2026 cần căn cứ vào Bộ luật Lao động 2019 và các nghị định hướng dẫn đang có hiệu lực.
Điều 151, Điều 152 Bộ luật Lao động 2019 – nền tảng pháp lý gốc
Bộ luật Lao động 2019 là văn bản pháp lý cao nhất quy định điều kiện, thẩm quyền và nguyên tắc tuyển dụng lao động là công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Trong đó:
- Điều 151: Quy định điều kiện lao động nước ngoài phải có năng lực hành vi dân sự, trình độ chuyên môn, sức khỏe phù hợp, không phải là người đang chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích và bắt buộc phải có giấy phép lao động do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp (trừ trường hợp miễn trừ).
- Điều 152: Quy định người sử dụng lao động chỉ được tuyển dụng lao động nước ngoài vào làm việc ở các vị trí quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng được; đồng thời có trách nhiệm giải trình nhu cầu sử dụng lao động trước khi thực hiện tuyển dụng.
Nghị định 219/2025/NĐ-CP – văn bản thay thế 152/2020 & 70/2023, điểm mới cần lưu ý
Từ ngày 07/08/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực và là văn bản quy định trực tiếp về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam, đồng thời bãi bỏ Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Các điểm cải cách cốt lõi bao gồm:
- Tích hợp thủ tục: Đơn giản hóa việc báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài lồng ghép trực tiếp vào quy trình đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03/PLI.
- Đơn giản hóa hồ sơ chuyên gia/nhà quản lý: Nối lỏng một số yêu cầu về việc hợp pháp hóa lãnh sự đối với văn bằng, xác nhận kinh nghiệm nếu thông tin nhân sự đã được xác thực trên các hệ thống cơ sở dữ liệu quốc tế liên thông.
- Số hóa toàn diện: Bắt buộc 100% hồ sơ đăng ký, nộp và trả kết quả được thực hiện qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Nghị định 128/2025/NĐ-CP – phân cấp thẩm quyền cấp phép về UBND cấp tỉnh/Sở Nội vụ
Nghị định 128/2025/NĐ-CP quy định về phân quyền, phân cấp trong lĩnh vực nội vụ, trong đó có nội dung liên quan đến quản lý người lao động nước ngoài tại Việt Nam:
- Thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và cấp, cấp lại, gia hạn, thu hồi giấy phép lao động được chuyển giao toàn bộ về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh (hoặc Sở Nội vụ/Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ủy quyền cho Ban Quản lý các Khu công nghiệp – Khu kinh tế địa phương).
- Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (nay thuộc cơ quan quản lý Trung ương theo mô hình mới) chỉ đóng vai trò hướng dẫn, thanh tra và quản lý dữ liệu tập trung, không trực tiếp tiếp nhận hồ sơ cấp phép của doanh nghiệp.
Điều kiện cụ thể để expat cấp cao được cấp giấy phép lao động
Để được cấp Giấy phép lao động ở nhóm chức danh lãnh đạo/chuyên gia, nhân sự quốc tế phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý:
- Nhà quản lý/giám đốc điều hành: Có văn bản xác nhận/quyết định bổ nhiệm vào vị trí quản lý, người đứng đầu hoặc cấp phó người đứng đầu; hoặc có xác nhận kinh nghiệm tối thiểu 03 năm làm việc ở vị trí tương đương từ doanh nghiệp/tổ chức nước ngoài.
- Chuyên gia: Có bằng đại học trở lên (hoặc tương đương) phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam và có tối thiểu 03 năm kinh nghiệm làm việc thực tế trong chuyên ngành được đào tạo.
- Lý lịch tư pháp: Có phiếu lý lịch tư pháp (do Việt Nam hoặc quốc gia xuất xứ cấp) được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
- Sức khỏe: Có giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế cấp (thời hạn không quá 12 tháng).
Bên cạnh đó, căn cứ Bộ luật Lao động và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, expat cấp cao thuộc các trường hợp sau không phải xin giấy phép lao động nhưng bắt buộc thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động:
1. Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp: Dành cho nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia thuộc doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam, thuộc 11 ngành dịch vụ cam kết với WTO (Thương mại, Công nghệ, Tài chính…) và đã được tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.
2. Chủ sở hữu/thành viên góp vốn: Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH, hoặc chủ tịch/thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn đạt mức quy định theo luật định.
3. Trưởng văn phòng đại diện, dự án: Người đứng đầu văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức phi chính phủ quốc tế tại Việt Nam.
4. Vào Việt Nam làm việc dưới 30 ngày: Nhân sự cấp cao vào Việt Nam cung cấp dịch vụ, chào bán dịch vụ hoặc xử lý sự cố kỹ thuật phức tạp với tổng thời gian tích lũy không quá 30 ngày/lần và không quá 03 lần/năm.
Quy trình 5 bước tuyển dụng expat cấp cao chuẩn 2026
Để đảm bảo hiệu quả vận hành và tuân thủ 100% khung pháp lý hiện hành, doanh nghiệp cần triển khai song song chiến lược tìm kiếm nhân tài và thủ tục pháp lý theo quy trình chuẩn hóa 5 bước dưới đây:
Bước 1: Lập báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi triển khai tuyển dụng, doanh nghiệp cần xác định rõ vị trí, chức danh, số lượng, hình thức làm việc và thời gian dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài theo quy định hiện hành.
Với các vị trí cấp cao như CEO, Country Manager, General Manager, CTO hoặc chuyên gia kỹ thuật, doanh nghiệp cần xác định chính xác nhóm vị trí pháp lý tương ứng và chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Đây cũng là bước giúp doanh nghiệp kiểm tra sớm khả năng đáp ứng điều kiện giấy phép lao động cho người nước ngoài, trước khi đi sâu vào tuyển chọn ứng viên.
Bước 2: Tìm & sàng lọc ứng viên qua headhunter/kênh chuyên biệt
Sau khi xác định rõ chân dung nhân sự, chiến dịch tuyển expat cấp cao được kích hoạt thông qua các đơn vị săn đầu người chuyên nghiệp hoặc các mạng lưới kết nối lãnh đạo toàn cầu.
Hợp tác với headhunter, họ không chỉ đánh giá CV mà còn giúp doanh nghiệp kiểm tra:
- Kinh nghiệm quản lý và thành tích thực tế.
- Chuyên môn phù hợp với ngành và vị trí.
- Kinh nghiệm làm việc tại Việt Nam/Đông Nam Á.
- Khả năng thích nghi với văn hóa doanh nghiệp.
- Khả năng đáp ứng yêu cầu pháp lý của vị trí dự kiến tuyển.
Đặc biệt, với các vị trí CEO, country manager, CTO, technical director hoặc chuyên gia AI/bán dẫn, việc tiếp cận passive candidates qua talent mapping thường hiệu quả hơn đăng tuyển đại trà.
Bước 3: Phỏng vấn, đánh giá năng lực & đàm phán offer
Ứng viên phù hợp sẽ trải qua các vòng phỏng vấn với HR, hiring manager và lãnh đạo doanh nghiệp. Đối với expat cấp cao, quy trình đánh giá nên tập trung vào năng lực chuyên môn, leadership, strategic thinking, cultural fit và khả năng làm việc trong môi trường đa quốc gia.
Sau khi lựa chọn được ứng viên tối ưu, hai bên đàm phán chi tiết về gói đãi ngộ bao gồm lương, thưởng, phụ cấp nhà ở, bảo hiểm sức khỏe quốc tế và lộ trình bảo lãnh gia đình đi kèm.
Bước 4: Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin giấy phép lao động
Khi ứng viên chấp thuận thư mời nhận việc, bộ phận HR phối hợp cùng nhân sự quốc tế để chuẩn bị trọn gói hồ sơ xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài. Toàn bộ văn bằng, xác nhận kinh nghiệm từ nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo quy định.
Sau đó, doanh nghiệp nộp hồ sơ tích hợp (theo Mẫu số 03/PLI – Nghị định 219/2025/NĐ-CP) lên cơ quan có thẩm quyền để phê duyệt và cấp work permit expat.
Bước 5: Ký hợp đồng, làm thủ tục visa/thẻ tạm trú, onboarding
Ngay khi có văn bản chấp thuận và giấy phép lao động, doanh nghiệp tiến hành giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với ứng viên.
Đồng thời, doanh nghiệp hỗ trợ nhân sự chuyển đổi thị thực sang visa lao động (LĐ/ĐT) và đăng ký thẻ tạm trú (TRC) có thời hạn tương ứng với giấy phép lao động (tối đa 2 năm).
Việc triển khai đồng thời giữa tuyển dụng & giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài (expat) giúp quy trình onboarding diễn ra mượt mà, đảm bảo nhà lãnh đạo mới sẵn sàng bắt tay vào vận hành ngay khi nhận chức.
Thủ tục xin giấy phép lao động cho expat cấp cao chi tiết
Việc hoàn thiện thủ tục pháp lý là mắt xích rất quan trọng trong chiến dịch chiêu mộ nhân sự quốc tế. Một quy trình chuẩn chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian onboarding và đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối trước các đợt thanh tra lao động.
Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp và người lao động cần chuẩn bị
Để xin cấp giấy phép lao động người nước ngoài cho vị trí quản lý hoặc chuyên gia, doanh nghiệp và ứng viên cần phối hợp chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ gồm:
Về phía doanh nghiệp:
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản sao công chứng).
- Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03/PLI ban hành kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Giấy ủy quyền (nếu thông qua đơn vị dịch vụ pháp lý/headhunter).
Về phía ứng viên:
- Giấy khám sức khỏe: Cấp bởi cơ sở y tế đủ điều kiện theo quy định của Bộ Y tế (trong nước hoặc quốc tế, thời hạn không quá 12 tháng).
- Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp bởi nước chủ nhà hoặc Phiếu lý lịch tư pháp số 1 (nếu đã tạm trú tại Việt Nam), thời hạn không quá 06 tháng.
- Văn bằng & xác nhận kinh nghiệm: Bằng đại học trở lên kèm xác nhận tối thiểu 03 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Hộ chiếu: Bản sao công chứng nguyên cuốn còn thời hạn tối thiểu 01 năm.
Lưu ý quan trọng: Toàn bộ giấy tờ do cơ quan/tổ chức nước ngoài cấp bắt buộc phải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt và công chứng hợp lệ trước khi nộp.
Quy trình nộp hồ sơ tích hợp báo cáo giải trình nhu cầu & đăng ký cấp phép theo Mẫu số 03 (Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
Theo quy định cải cách tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xin cấp work permit expat đã được đơn giản hóa đáng kể nhờ cơ chế tích hợp:
1. Khai báo hồ sơ tích hợp: Thay vì thực hiện 02 bước độc lập kéo dài như trước, doanh nghiệp kê khai thông tin giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài song song với hồ sơ đề nghị cấp phép trực tiếp trên Mẫu số 03/PLI.
2. Thẩm định đa mục tiêu: Cơ quan quản lý nhà nước sẽ tiến hành xem xét tính hợp lý của vị trí tuyển expat cấp cao (lý do không sử dụng lao động nội địa), đồng thời thẩm định năng lực chuyên môn của ứng viên trong cùng một đợt xử lý.
3. Nhận văn bản chấp thuận & giấy phép: Sau khi hồ sơ đạt yêu cầu, cơ quan có thẩm quyền sẽ phát hành văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động kèm theo giấy phép lao động chính thức cho doanh nghiệp.
Cổng tiếp nhận & cơ quan có thẩm quyền xử lý
Nhằm đẩy mạnh chuyển đổi số và minh bạch hóa thủ tục hành chính, toàn bộ tiến trình tuyển dụng & giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài (expat) hiện được quản lý tập trung:
- Hình thức nộp: 100% hồ sơ được tiếp nhận và xử lý trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng Dịch vụ công của tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương. Doanh nghiệp ký số và tải lên bản quét (scan) hồ sơ gốc.
- Cơ quan thẩm quyền: Hồ sơ sẽ được phân luồng xử lý trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh (do Sở Nội vụ hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp – Khu kinh tế địa phương chủ trì) căn cứ theo Nghị định phân cấp thẩm quyền hiện hành.
Thời gian & chi phí trọn quy trình tuyển expat cấp cao
Timeline tổng thể – từ tìm ứng viên đến ngày expat chính thức đi làm
Tổng thời gian thực hiện toàn bộ quy trình dao động từ 2,5 đến 4 tháng (khoảng 75–120 ngày), chia làm các giai đoạn chính:
Doanh nghiệp nên nộp hồ sơ giấy phép lao động trước ít nhất 10 ngày so với ngày dự kiến làm việc, tối đa không quá 60 ngày, để chủ động timeline tuyển expat cấp cao.
Chi phí headhunter, chi phí dịch thuật công chứng, lệ phí nhà nước
Toàn bộ ngân sách tuyển dụng & giấy phép lao động cho chuyên gia nước ngoài (expat) bao gồm các khoản phí cố định và biến đổi:
Do đó, work permit expat không có một mức chi phí cố định cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên tách riêng phí tuyển dụng và chi phí pháp lý để lập ngân sách chính xác ngay từ đầu.
Kết luận
Tuyển expat cấp cao đòi hỏi doanh nghiệp đồng thời giải quyết bài toán nhân sự và tuân thủ pháp lý. Từ Talent Mapping, đánh giá ứng viên đến hồ sơ work permit, một quy trình bài bản giúp rút ngắn thời gian và hạn chế rủi ro.
CNK Consulting Vietnam cung cấp dịch vụ headhunt chuyên sâu, hỗ trợ doanh nghiệp tuyển đúng nhân sự và tối ưu toàn bộ hành trình tuyển dụng expat.
CNK Consulting Vietnam
Đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình phát triển
Hotline: +84 369 882 579
Email: info@cnk-consulting.com.vn
Địa chỉ: 12BT.6 Thanh Bình Garden, số 3 Nguyễn Cảnh Dị, phường Định Công, thành phố Hà Nội, Việt Nam
Nguồn tham khảo:
