Bạn đang tìm cách gửi mail ứng tuyển bằng tiếng Anh vừa đúng chuẩn, vừa dễ áp dụng? Bài viết này tổng hợp cấu trúc email ứng tuyển bằng tiếng Anh chuyên nghiệp, các mẫu email phổ biến và những lưu ý quan trọng giúp bạn gây ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng ngay từ email đầu tiên.
Table of Contents
Điều ứng viên cần biết khi ứng tuyển qua email bằng tiếng Anh
Ứng tuyển qua mail bằng tiếng Anh không còn là yêu cầu riêng của các tập đoàn đa quốc gia mà đã trở thành tiêu chuẩn phổ biến ở nhiều doanh nghiệp. Việc hiểu rõ khi nào cần dùng email tiếng Anh, vì sao hình thức này được ưu tiên và lợi thế mà nó mang lại sẽ giúp ứng viên chủ động hơn, tránh sai sót không đáng có và gia tăng cơ hội được nhà tuyển dụng phản hồi.
Khi nào nhà tuyển dụng ưu tiên email ứng tuyển tiếng Anh?
Không phải vị trí nào cũng bắt buộc sử dụng tiếng Anh nhưng nhà tuyển dụng thường sẽ đặc biệt ưu tiên trong các trường hợp sau:
- Ứng viên ứng tuyển vào các tập đoàn đa quốc gia: Tại các công ty như Google, Unilever hay Big4 kiểm toán, tiếng Anh là ngôn ngữ làm việc chính thức. Một email bằng tiếng Anh là minh chứng đầu tiên cho việc bạn có thể hòa nhập vào môi trường này.
- Ứng tuyển vào các vị trí có tính chất kết nối quốc tế: Các vị trí như xuất nhập khẩu, sales quốc tế, chăm sóc khách hàng nước ngoài hoặc biên dịch viên thường sẽ phải trao đổi email hằng ngày bằng tiếng Anh. Nhà tuyển dụng sẽ ưu tiên ứng viên thể hiện tốt kỹ năng này ngay từ email ứng tuyển.
- Khi mô tả công việc được viết bằng tiếng Anh: Việc gửi email ứng tuyển cùng ngôn ngữ với mô tả công việc thể hiện sự chuyên nghiệp và khả năng đọc hiểu yêu cầu công việc của ứng viên. Gửi email bằng tiếng Việt trong trường hợp này dễ bị đánh giá là chưa phù hợp.
- Lĩnh vực công nghệ và sáng tạo: Ngành IT, marketing digital thường sử dụng thuật ngữ chuyên ngành bằng tiếng Anh. Gửi email bằng ngôn ngữ này giúp bạn thể hiện sự am hiểu chuyên môn và tính hiện đại.
>> Tìm hiểu giải pháp tư vấn nghề nghiệp chuyên sâu từ CNK Consulting
Vì sao email ứng tuyển tiếng Anh ngày càng phổ biến?
Sự phổ biến của email tiếng Anh không phải là xu hướng nhất thời mà xuất phát từ những lý do khách quan của thị trường lao động:
- Tiêu chuẩn hóa quy trình tuyển dụng toàn cầu: Tiếng Anh giúp bộ phận nhân sự ở các chi nhánh khác nhau hoặc các sếp người nước ngoài đều có thể đọc hiểu và đánh giá ứng viên mà không cần phiên dịch.
- Đo lường tư duy logic và sự nghiệp: Cấu trúc một email tiếng Anh thường đi thẳng vào vấn đề, mạch lạc và có quy tắc khắt khe hơn. Qua đó, HR có thể đánh giá được tư duy sắp xếp công việc của ứng viên.
- Phù hợp với xu hướng làm việc từ xa: Khi ranh giới địa lý không còn là rào cản, email tiếng Anh trở thành phương tiện ứng tuyển phổ biến cho các vị trí remote, freelancer hoặc làm việc với đội nhóm quốc tế.
Lợi thế của ứng viên biết gửi email ứng tuyển chuyên nghiệp
Một email ứng tuyển tiếng Anh được đầu tư chỉn chu, không lỗi ngữ pháp và đúng format sẽ mang lại cho bạn những đặc quyền mà đối thủ không có:
- Tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng: Khi email của bạn chuyên nghiệp, HR sẽ mặc định rằng CV và năng lực làm việc của bạn ở mức cao. Bạn được xếp vào nhóm “ứng viên tiềm năng” ngay cả khi họ chưa mở file đính kèm.
- Khẳng định kỹ năng mềm vượt trội: Viết email giỏi chứng minh bạn có kỹ năng giao tiếp, sự tỉ mỉ và thái độ tôn trọng tổ chức.
- Nâng cao vị thế đàm phán lương bổng: Ngoại ngữ và kỹ năng viết chuyên nghiệp là những điểm cộng thêm vào năng lực của bạn. Với những ứng viên sử dụng tiếng Anh thành thạo thường có mức deal lương tốt hơn khoảng 15% – 30% so với mặt bằng chung.
- Giảm thiểu rủi ro bị loại bởi AI: Hiện nay nhiều công ty dùng hệ thống ATS để sàng lọc email và CV. Một email và CV tiếng Anh với các từ khóa chuẩn xác sẽ giúp bạn vượt qua bộ lọc tự động một cách dễ dàng.
Cấu trúc chuẩn của email ứng tuyển bằng tiếng Anh
Một email gửi CV bằng tiếng Anh chuyên nghiệp cần ngắn gọn, rõ ràng và đúng ngữ cảnh để giúp nhà tuyển dụng nắm được thông tin chính. Dù nội dung chi tiết đã có trong CV hoặc thư xin việc đính kèm, nhưng email vẫn đóng vai trò như một lời chào đầu tiên, quyết định việc HR có mở hồ sơ của bạn hay không.
Cách đặt tiêu đề không bị rơi vào hòm thư rác
Tiêu đề (subject line) là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng nhìn thấy và cũng là tiêu chí giúp hệ thống email lọc spam. Một tiêu đề tốt cần cụ thể, trung tính và không mang tính quảng cáo. Bạn có thể viết theo công thức tiêu đề chuẩn: [Application] – [Job title] – [Fullname]. Ví dụ: “Application for Digital Marketing Executive – Nguyen Van A”. Bạn không nên viết các tiêu đề cộc lốc, không đầy đủ thông tin như: “CV xin việc”, “Job application”, “Please read my email”.
Cách chào hỏi khi chưa biết tên HR
Trong nhiều trường hợp, ứng viên không biết rõ tên người phụ trách tuyển dụng. Khi đó, việc sử dụng cách chào hỏi trung tính và lịch sự sẽ giúp email ứng tuyển giữ được sự chuyên nghiệp và phù hợp với chuẩn mực giao tiếp trong công việc.
- Với những trường hợp ứng viên chưa biết tên cụ thể: Sử dụng các cụm từ truyền thống nhưng an toàn như Dear Hiring Manager hoặc Dear Recruitment Team. Tránh dùng “To whom it may concern” vì nó tạo cảm giác xa cách và không chuyên nghiệp.
- Với những trường hợp ứng viên biết tên nhà tuyển dụng: Bạn có thể tìm kiếm tên nhà tuyển dụng trên LinkedIn hoặc website công ty. Ví dụ: Dear Mr.Smith hoặc Dear Ms.Johnson. Lưu ý: Hãy luôn dùng họ (surname) sau Mr./Ms. không dùng tên riêng (first name).
Dẫn dắt lý do viết email và nguồn tin tuyển dụng
Ngay sau lời chào, bạn nên nêu rõ mục đích viết email và nguồn bạn biết đến tin tuyển dụng để HR nhanh chóng xác định bối cảnh email. Một số mẫu câu dẫn dắt bạn có thể tham khảo:
- I am writing to express my strong interest in the [position name] role as advertised on [Website name/LinkedIn].
- I was excited to learn about the opening for [position name] through [Name of person who referred you].
Cách thể hiện bản thân ngắn gọn
Đây là phần nội dung quan trọng nhất của email cần được thể hiện ngắn gọn, tập trung vào giá trị nổi bật nhất của bạn.
- Tập trung vào kết quả: Thay vì nói “I am good at Marketing” bạn hãy viết “I have 3 years of experience in Digital Marketing, having increased website traffic by 40%”.
- Sử dụng từ khóa hành động: Spearheaded (dẫn dắt), Enhanced (nâng cao), Generated (tạo ra), Optimized (tối ưu hóa).
- Sự kết nối: Khẳng định ngắn gọn lý do tại sao kỹ năng của bạn là giải pháp cho vấn đề của công ty họ.
Một số ví dụ bạn có thể tham khảo:
- I have over three years of experience in digital marketing, specialising in content strategy and social media management.
- I am a final-year student majoring in Business Administration and have completed several internships related to marketing and sales.
Lời cảm ơn và đề nghị một buổi phỏng vấn
Ở phần kết email, ứng viên nên thể hiện sự chủ động bằng cách đề xuất cơ hội trao đổi thêm trong một buổi phỏng vấn, đồng thời gửi lời cảm ơn vì nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét hồ sơ. Một CTA rõ ràng nhưng lịch sự sẽ giúp email trở nên chuyên nghiệp và tăng khả năng được phản hồi. Một số mẫu câu cảm ơn bạn có thể tham khảo:
- I have attached my CV and cover letter for your review. I am eager to discuss how my skills can contribute to [company name].
- I look forward to the possibility of discussing my application with you in an interview.
Các cụm từ kết thúc lịch sự
Cách kết email phản ánh mức độ chuyên nghiệp của bạn. Hãy chọn những cụm từ phổ biến, trang trọng phù hợp môi trường công sở. Các cụm từ thông dụng nhất:
- Sincerely,
- Best regards, hoặc Kind Regards,
- Your faithfully,
Bên cạnh đó, bên dưới lời chào bạn hãy để lại họ tên đầy đủ, số điện thoại và link hồ sơ LinkedIn để HR dễ dàng liên lạc.
Ví dụ:
- Best regards,
- Nguyen Van A
- Phone: +84….
- LinkedIn:….
Cách gửi mail ứng tuyển bằng tiếng Anh theo từng tình huống
Mỗi vị trí và đối tượng ứng tuyển sẽ có những điểm chạm tâm lý khác nhau đối với nhà tuyển dụng. Hãy chọn mẫu phù hợp nhất với hoàn cảnh của bạn.
Mẫu email ứng tuyển bằng tiếng Anh cho người đã có kinh nghiệm
Với những ứng viên đã đi làm, email ứng tuyển nên tập trung vào kinh nghiệm thực tế, giá trị mang lại cho doanh nghiệp và thể hiện sự tự tin vừa đủ. Nội dung cần ngắn gọn, tránh kể lại toàn bộ CV. Bạn có thể tham khảo cách gửi mail ứng tuyển bằng tiếng Anh cho người đã có kinh nghiệm.
Mẫu email ứng tuyển bằng tiếng Anh cho sinh viên mới ra trường
Đối với sinh viên mới tốt nghiệp, nhà tuyển dụng thường quan tâm đến nền tảng học vấn, thái độ học hỏi và kỹ năng liên quan, hơn là kinh nghiệm dài hạn. Email nên thể hiện sự cầu tiến và tinh thần nghiêm túc với công việc. Dưới đây là cách gửi mail ứng tuyển bằng tiếng Anh cho sinh viên mới ra trường bạn có thể tham khảo.
Mẫu email ứng tuyển bằng tiếng Anh cho thực tập sinh
Email ứng tuyển thực tập sinh nên thể hiện rõ mục tiêu học hỏi, định hướng nghề nghiệp và sự phù hợp với chương trình thực tập. Giọng văn cần lịch sự, chân thành và không mang tính quảng cáo.
Mẫu email bằng tiếng Anh gửi trực tiếp cho người giới thiệu
Khi ứng tuyển thông qua người giới thiệu (referral), email cần thể hiện sự lịch sự, rõ ràng về mối liên hệ. Đây là tình huống đòi hỏi sự tinh tế trong cách diễn đạt.
Câu hỏi thường gặp về gửi cách gửi mail ứng tuyển tiếng Anh
Việc ứng tuyển bằng một ngôn ngữ thứ hai luôn đi kèm với những lo lắng về văn hóa doanh nghiệp và quy tắc ứng xử. Dưới đây là một số giải đáp cho các câu hỏi phổ biến nhất mà ứng viên thường gặp phải:
Gửi email trễ deadline có được không?
Việc gửi email ứng tuyển sau deadline không phải lúc nào cũng bị loại ngay, tuy nhiên mức độ nhà tuyển dụng chấp nhận sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
Nhiều công ty để deadline ứng tuyển để thúc đẩy ứng viên nhưng thực tế họ vẫn tiếp tục nhận hồ sơ cho đến khi tìm được người phù hợp. Do vậy nếu bạn gửi hồ sơ trễ 1-2 ngày vẫn sẽ có cơ hội trúng tuyển.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn gửi email xin việc trễ deadline, bạn hãy giải thích khéo léo trong email. Ví dụ bạn có thể viết: “I recently came across this opportunity and, despite the passing of the initial deadline, I am eager to submit my application as I believe my skills in [Skill Name] are a perfect match for your requirements.”
Có nên viết email quá formal hay quá thân mật?
Ranh giới giữa sự chuyên nghiệp và cứng nhắc hay giữa thân thiện và thiếu tôn trọng rất mong manh trong tiếng Anh giao tiếp công việc. Nếu bạn chưa rõ văn hóa công ty, hãy chọn phong cách formal (trang trọng). Việc quá lịch sự chưa bao giờ là điểm trừ nhưng việc quá thân mật chắc chắn sẽ khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp.
Một số điều tuyệt đối tránh trong email ứng tuyển bằng Tiếng Anh:
- Không viết tắt: Dùng I am thay vì I’m, Do not thay vì Don’t.
- Không dùng tiếng lóng hoặc biểu tượng cảm xúc.
- Không dùng các từ đệm như basically, actually, like,…
Bạn có thể soi chiếu vào ngôn từ, văn phong trên website và fanpage của doanh nghiệp để có thể lựa chọn cách giao tiếp phù hợp.
>> Khi bạn cần định hướng nghề nghiệp rõ ràng và chiến lược phát triển phù hợp với từng giai đoạn sự nghiệp, CNK Consulting luôn sẵn sàng hỗ trợ.
Kết luận
Việc nắm vững cách gửi email ứng tuyển bằng tiếng Anh không chỉ giúp ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn gia tăng đáng kể cơ hội được nhà tuyển dụng chú ý và phản hồi. Từ việc hiểu đúng vai trò của email ứng tuyển, xây dựng cấu trúc chuẩn, lựa chọn ngôn từ phù hợp cho từng tình huống, tất cả đều góp phần tạo nên một email ứng tuyển hiệu quả. Khi được chuẩn bị kỹ lưỡng và gửi đúng cách, email ứng tuyển bằng tiếng Anh sẽ trở thành điểm chạm quan trọng giúp bạn ghi điểm, mở ra cơ hội phỏng vấn và tiến gần hơn tới vị trí mong muốn.
CNK Consulting Vietnam
Hotline: +84 961 393 798
Email: info@cnk-consulting.com.vn
Địa chỉ: Số 9 Lô 07 Khu đô thị mới Bắc Đại Kim mở rộng, Định Công, Hà Nội
