Dưới góc nhìn nhà tuyển dụng, cách gửi email ứng tuyển thể hiện rõ thái độ, sự nghiêm túc và khả năng giao tiếp của ứng viên. Nếu bạn đang tìm cách gửi email ứng tuyển dễ áp dụng, đúng chuẩn và hạn chế tối đa lỗi sai, bài viết dưới đây sẽ cung cấp quy tắc quan trọng kèm mẫu email thực tế.
Table of Contents
Email ứng tuyển: Bước đầu tiên quyết định của buổi phỏng vấn
Email ứng tuyển không chỉ là một phương tiện vận chuyển CV mà còn là cách để nhà tuyển dụng đánh giá thái độ, kỹ năng giao tiếp và sự chỉn chu của ứng viên. Khi HR nhận được hàng trăm hồ sơ mỗi ngày, một email được viết đúng chuẩn chính là tấm vé thông hành giúp CV của bạn thực sự được mở ra thay vì bị lãng quên trong hòm thư.
Phân biệt email ứng tuyển và cover letter dưới góc độ HR
Có một sự nhầm lẫn phổ biến giữa email ứng tuyển (application email) và thư xin việc (cover letter). Dưới góc độ của một người làm nhân sự, việc hiểu rõ sự khác biệt này sẽ giúp bạn điều tiết nội dung phù hợp, tránh trùng lặp gây nhàm chán:
- Email ứng tuyển: Đóng vai trò là một lời dẫn nhập, một lời chào hỏi chính thức và thông báo cho HR biết bạn đang ứng tuyển vị trí nào, bạn tìm thấy thông tin ở đâu và các tệp đính kèm gồm những gì. Email ứng tuyển cần sự ngắn gọn, trực diện và lịch sự.
- Cover letter: Thường là một tệp đính kèm riêng (hoặc nội dung chi tiết nằm trong thân email). Đây là nơi bạn giới thiệu bản thân một cách thuyết phục nhất. Cover letter đi sâu vào kể câu chuyện về kinh nghiệm, giải thích lý do bạn phù hợp với văn hóa công ty và cách bạn sẽ giải quyết vấn đề của doanh nghiệp.
Vì sao nhiều CV tốt vẫn loại ngay từ email đính kèm?
Thực tế tuyển dụng cho thấy, rất nhiều CV có chuyên môn tốt nhưng vẫn bị loại sớm vì cách gửi hồ sơ ứng tuyển qua email thiếu chuyên nghiệp. Dưới đây là những lý do phổ biến nhất:
Tiêu đề email thiếu chuyên nghiệp hoặc vô danh
Những email có tiêu đề như “gửi chị”, “ứng tuyển”,… hoặc không có tiêu đề thường bị bộ lọc spam quét trúng hoặc bị HR bỏ qua. Một tiêu đề chuẩn phải giúp HR phân loại được hồ sơ ngay lập tức. (Ví dụ: [Họ tên] – Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí ứng tuyển]).
Lỗi chính tả và định dạng văn bản cẩu thả
Đây là lỗi tối kỵ trong mắt nhà tuyển dụng. Nếu bạn viết sai tên công ty, sai tên người nhận hoặc dùng nhiều font chữ, nhiều màu sắc trong email, HR sẽ đánh giá bạn là người thiếu cẩn thận và không tôn trọng công việc.
Địa chỉ email không chuyên nghiệp
Việc bạn sử dụng các email như changtraithuychung9x@gmail.com hay congchuabongbong_123@gmail.com để gửi CV sẽ bị đánh giá là thiếu trưởng thành và không chuyên nghiệp. Bạn hãy dùng email theo cú pháp ho.ten@gmail.com để gửi nội dung ứng tuyển công việc, ví dụ: nguyenvana@gmail.com.
Nội dung email trống rỗng (chỉ gửi tệp đính kèm)
Gửi 1 email không có nội dung, chỉ có file đính kèm giống như việc bạn đưa hồ sơ cho người tuyển dụng mà không nói lời nào. Điều này thể hiện sự thiếu kỹ năng giao tiếp tối thiểu.
Lỗi đặt tên tệp đính kèm
Những file có tên: cv_final.pdf, cv_gui_cong_ty_A.docx hoặc 123456.pdf khiến HR mất thời gian tải về và đổi tên để quản lý. Khi bạn gây khó khăn cho HR, cơ hội của bạn có thể giảm đi đáng kể.
Dung lượng tệp quá lớn hoặc định dạng lạ
Gửi một file portfolio nặng 50mb hoặc file nén (.rar, .zip) khiến HR ngại tải vì lo sợ virus hoặc tốn bộ nhớ. Hãy luôn ưu tiên định dạng PDF và nén dung lượng xuống dưới 5mb.
Từ góc nhìn của HR, email ứng tuyển không cần văn hoa, nhưng bắt buộc phải rõ ràng, đúng trọng tâm và chuyên nghiệp. Một email được viết tốt sẽ khiến nhà tuyển dụng sẵn sàng mở CV với tâm thế tích cực hơn.
Các thành phần bắt buộc trong email ứng tuyển chuyên nghiệp
Một email ứng tuyển chuyên nghiệp không cần quá dài nhưng bắt buộc phải đầy đủ các thành phần cốt lõi để nhà tuyển dụng nhanh chóng nắm được thông tin và đánh giá thái độ làm việc của ứng viên. Dưới góc nhìn HR, một email ứng tuyển hiệu quả thường có cấu trúc rõ ràng, logic và tập trung vào giá trị ứng viên mang lại.
Cách đặt tiêu đề email gây ấn tượng ngay lập tức
Tiêu đề email là yếu tố đầu tiên HR nhìn thấy giữa hàng trăm email mỗi ngày. Một tiêu đề ấn tượng, đầy đủ nội dung là cách nhanh nhất để email của bạn được HR chú ý. Bạn hãy viết theo công thức chuẩn: Ứng tuyển [Tên vị trí] – [Họ và tên] – [Mã số vị trí (nếu có)].
Cách viết email ứng tuyển với tiêu đề này giúp HR lọc email theo bộ lọc tự động và phân loại hồ sơ về đúng bộ phận chuyên môn mà không cần mở thư.
Cách viết lời chào mở đầu trang trọng
Lời chào mở đầu trong email tuy ngắn nhưng thể hiện mức độ tôn trọng và hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp. HR đánh giá rất nhanh sự nghiêm túc của ứng viên thông qua chi tiết này.
Nguyên tắc viết lời chào trong email ứng tuyển:
- Ưu tiên chào đúng người nhận (nếu biết tên).
- Tránh dùng từ ngữ quá thân mật hoặc suồng sã.
- Không viết tắt, không dùng biểu tượng cảm xúc.
Với trường hợp ứng viên biết tên người tuyển dụng:
Hãy sử dụng câu chào: “Kính gửi Anh/Chị [Tên]” hoặc “Dear Mr/Ms [Tên]”. Việc gọi đúng tên cho thấy bạn đã tìm hiểu kỹ về tin tuyển dụng, tạo cảm giác được tôn trọng cá nhân.
Với trường hợp ứng viên không viết tên nhà tuyển dụng:
Bạn hãy sử dụng câu chào: “Kính gửi bộ phận tuyển dụng [Tên công ty]” hoặc “Kính gửi ban nhân sự [Tên công ty]”.
Nội dung chính: Tập trung vào giá trị cốt lõi
Đây là phần quan trọng nhất trong email ứng tuyển. Tuy nhiên, HR không kỳ vọng bạn viết lại toàn bộ CV, mà chỉ cần trình bày ngắn gọn giá trị nổi bật nhất của bạn liên quan trực tiếp đến vị trí ứng tuyển.
- Đoạn 1 – Lý do: Nêu rõ nguồn tin bạn tiếp cận tin tuyển dụng (LinkedIn, Website công ty,…) và mục đích gửi email.
- Đoạn 2- Giá trị cốt lõi: Điểm 1-2 thành tựu nổi bật nhất hoặc kỹ năng then chốt khớp với mô tả công việc (JD). Hãy dùng các con số cụ thể thay vì tính từ (Ví dụ: “Có 3 năm kinh nghiệm vận hành hệ thống, giúp giảm 20% chi phí vận hành” thay vì chỉ ghi “Có nhiều kinh nghiệm vận hành”).
- Đoạn 3 – Thể hiện sự phù hợp: Khẳng định mong muốn được đóng góp giá trị cho sự phát triển của công ty.
Lời kết và chữ ký email
Phần kết thúc là cơ hội để bạn thể hiện sự chủ động và cung cấp phương thức liên lạc nhanh nhất cho HR. Ở phần lời kêu gọi hành động, thay vì viết “Mong sớm nhận được phản hồi”, bạn hãy viết “Em rất mong có cơ hội được trao đổi trực tiếp hơn về kinh nghiệm của em có thể hỗ trợ quý công ty trong buổi phỏng vấn tới”. Và hãy luôn kết thúc email bằng cụm “Trân trọng” hoặc “Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ”.
Đừng quên bộ nhận diện thương hiệu cá nhân bằng chữ ký email của bạn. Một chữ ký email cần chứa:
- Họ tên đầy đủ
- Số điện thoại liên lạc
- Link portfolio hoặc linkedin (nếu có).
Tổng hợp mẫu email ứng tuyển chuẩn cho mọi tình huống
Dù bạn là ứng viên đã có kinh nghiệm, sinh viên mới ra trường hay ứng tuyển bằng tiếng Anh, cách viết email ứng tuyển xin việc luôn cần tuân thủ một cấu trúc chuẩn: rõ ràng, chuyên nghiệp và đúng trọng tâm. Các mẫu dưới đây được xây dựng theo góc nhìn nhà tuyển dụng, có thể sử dụng ngay hoặc điều chỉnh linh hoạt theo từng vị trí.
Mẫu 1: Email ứng tuyển cho người đã có kinh nghiệm
Mẫu email ứng tuyển này tập trung vào thành tựu và giá trị thâm niên để thuyết phục nhà tuyển dụng rằng bạn có thể bắt tay vào việc ngay lập tức. Mẫu email ứng tuyển cho người đã có kinh nghiệm:
Tiêu đề: Ứng tuyển [Vị trí] – [Họ tên].
Nội dung email:
Kính gửi Anh/Chị [Tên HR hoặc trưởng bộ phận],
Tôi là [họ và tên], tôi viết email này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc tới vị trí [tên công việc] mà Quý công ty đang tuyển dụng trên [nguồn tuyển dụng].
Với hơn [Số năm] kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực [tên ngành], tôi đã tích lũy được những kỹ năng chuyên môn về [liệt kê kỹ năng]. Tại công ty gần nhất, tôi đã đạt được thành tích [nêu con số/kết quả cụ thể]. Tôi tin rằng sự am hiểu về thị trường và kỹ năng quản trị của mình sẽ đóng góp trực tiếp vào mục tiêu [tên mục tiêu của công ty] trong thời gian tới.
Tôi đã đính kèm CV và portfolio chi tiết để anh/chị tiện xem xét. Rất mong có cơ hội trao đổi trực tiếp với anh/chị về cách tôi có thể hỗ trợ đội ngũ [tên bộ phận].
Xin chân thành cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi.
Trân trọng,
[Họ và tên]
[Số điện thoại]
[Email]
Mẫu 2: Email ứng tuyển cho sinh viên mới ra trường/thực tập sinh
Với những người mới ra trường, thực tập sinh, nhà tuyển dụng ưu tiên thái độ, sự cầu tiến và các hoạt động ngoại khóa/dự án cá nhân. Email ứng tuyển mẫu cho sinh viên mới ra trường/thực tập sinh:
Tiêu đề: Ứng tuyển vị trí [Tên vị trí/Thực tập sinh] – [Họ và tên].
Nội dung email:
Kính gửi bộ phận tuyển dụng [Tên công ty],
Tôi tên là [họ và tên], hiện là sinh viên năm [X]/vừa tốt nghiệp ngành [tên chuyên ngành] tại [tên trường]. Tôi biết được công ty đang tuyển vị trí [tên vị trí] và mong muốn được ứng tuyển vào vị trí này.
Trong quá trình học tập, tôi đã được trang bị kiến thức nền tảng về [nêu 1-2 kỹ năng/chuyên môn liên quan]. Bên cạnh đó, tôi cũng có kinh nghiệm từ [thực tập/dự án/hoạt động ngoại khóa] giúp tôi rèn luyện kỹ năng làm việc và tinh thần trách nhiệm.
Tôi gửi kèm CV để anh/chị tham khảo thêm. Rất mong nhận được phản hồi và cơ hội học hỏi, phát triển trong môi trường của [Tên công ty].
Xin chân thành cảm ơn anh/chị.
Trân trọng,
[Họ và tên]
[Số điện thoại]
[Email].
Mẫu 3: Email ứng tuyển bằng tiếng anh
Mẫu email ứng tuyển bằng tiếng anh dành cho các công ty đa quốc gia hoặc yêu cầu ngôn ngữ, cần sự trang trọng theo tiêu chuẩn quốc tế.
Tiêu đề: Application for [Position] – [Full name]
Nội dung email:
Dear Hiring Manager,
My name is [full name], and I am writing to apply for the position of [position] as advertised on [source].
I have [X years] of experience in [field/industry], with a strong background in [mention 1-2 relevant skills or achievements]. I believe my experience and skills align well with the requirements of this role.
Please find my CV attached for your review. I would welcome the opportunity to further discuss how I can contribute to your team.
Thank you very much for your time and consideration.
Kind regards,
[Full name]
[Phone number]
[Email].
Mẫu 4: Email phản hồi sau khi gửi CV
Nếu sau 5-7 ngày làm việc vẫn chưa nhận được hồi âm, bạn nên gửi một email nhắc nhở nhẹ nhàng để thể hiện sự quan tâm nghiêm túc.
Tiêu đề: Re: [Tiêu đề email cũ bạn đã gửi]
Nội dung email:
Kính gửi anh/chị [Tên HR],
Tôi là [Họ và tên], người đã gửi hồ sơ ứng tuyển vị trí [tên vị trí] vào ngày [ngày gửi].
Tôi viết email này để xác nhận xem anh/chị đã nhận được hồ sơ của tôi chưa, đồng thời khẳng định lại sự quan tâm của mình đối với cơ hội nghề nghiệp tại Quý công ty. Nếu anh/chị cần thêm bất kỳ thông tin hoặc tài liệu nào khác, xin vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn anh/chị đã dành thời gian xem xét. Chúc anh/chị một ngày làm việc hiệu quả.
Trân trọng,
[Họ và tên]
[Số điện thoại]
[Email].
Câu hỏi thường gặp về cách gửi email ứng tuyển
Trong quá trình tư vấn và tuyển dụng, chúng tôi nhận thấy có rất nhiều thắc mắc tuy nhỏ nhưng khó nói mà ứng viên thường gặp phải. Dưới đây là giải đáp chi tiết giúp bạn tự tin hơn trước khi gửi email ứng tuyển.
Có nên viết thư xin việc trực tiếp vào nội dung email hay không?
Đây là câu hỏi gây tranh luận nhiều nhất. Câu trả lời phụ thuộc vào văn hóa công ty và độ dài của thư xin việc (cover letter).
Với trường hợp nên viết trực tiếp vào email: Nếu thư xin việc của bạn ngắn gọn (dưới 300 chữ) và tập trung thẳng vào vấn đề. Việc viết trực tiếp giúp HR tiết kiệm được 1 thao tác click chuột để mở tệp đính kèm. Điều này cực kỳ hiệu quả đối với các vị trí sales, marketing hoặc các công ty startup năng động.
Trường hợp nên đính kèm file riêng: Nếu thư xin việc của bạn được thiết kế đẹp mắt(theo format của CV/portfolio) hoặc vị trí ứng tuyển yêu cầu sự trang trọng cao (ngân hàng, nhà nước,…). Lúc này nội dung email chỉ cần đóng vai trò là “thư ngỏ” ngắn gọn dẫn dắt HR mở file đính kèm.
Để an toàn nhất, bạn hãy viết một phiên bản rút gọn (khoảng 3-4 câu) vào nội dung email để khơi gợi sự chú ý, sau đó đính kèm bản đầy đủ dưới định dạng PDF.
Làm gì nếu gửi nhầm file hoặc sai lỗi chính tả
Sơ suất là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, cách bạn xử lý sai lầm đó mới là điều giúp bạn ghi điểm trong mắt HR.
Nếu bạn sai lỗi chính tả ít, không quá nghiêm trọng như sai dấu câu, bạn có thể bỏ qua. Việc gửi thêm một email đính chính lỗi nhỏ đôi khi lại gây phiền hà và làm lộ rõ sự lúng túng của bạn.
Nếu bạn gửi nhầm file hoặc sai lỗi nghiêm trọng như sai tên công ty, sai tên HR bạn hãy gửi ngay một email xin lỗi và đính chính sớm nhất có thể. Cách viết email đính chính:
Tiêu đề: “[Đính chính] – [Tiêu đề email cũ]“.
Nội dung email đính chính:
“Kính gửi anh/chị [Tên HR], tôi xin chân thành cáo lỗi vì trong email vừa rồi tôi đã gửi nhầm tệp đính kèm/sơ suất trong lỗi chính tả. Tôi xin phép được gửi lại bản hồ sơ chính xác nhất dưới đây. rất mong anh/chị thông cảm cho sự bất tiện này.”
Bạn hãy bật tính năng “Undo send” trong gmail. Bạn có thể thiết lập thời gian thu hồi email trong vòng 5, 10 giây hoặc 30 giây sau khi nhấn gửi. Đây là một mẹo nhỏ bạn có thể áp dụng đề phòng trường hợp sơ suất trong khi gửi email.
>> Nếu bạn cần tư vấn nghề nghiệp chuyên sâu để định vị lộ trình sự nghiệp phù hợp, CNK Consulting sẵn sàng đồng hành cùng bạn.
Kết luận
Dù bạn đang ở giai đoạn nào trong sự nghiệp, cách gửi email ứng tuyển luôn là yếu tố quyết định CV có được đọc hay không. Hãy rà soát lại email trước khi gửi cho nhà tuyển dụng, bởi một vài phút chuẩn bị kỹ lưỡng có thể mở ra cơ hội phỏng vấn mà bạn đang tìm kiếm.
CNK Consulting Vietnam
Hotline: +84 961 393 798
Email: info@cnk-consulting.com.vn
Địa chỉ: Số 9 Lô 07 Khu đô thị mới Bắc Đại Kim mở rộng, Định Công, Hà Nội
